Magento ERP integráció: így készítsd elő hibák nélkül a folyamatot

A rendszer-integráció bonyolult és összetett folyamat, melynek kulcsfontosságú, kritikus részei a következők:

  • A) az ERP szoftver
  • B) az e-kereskedelmi platform
  • C) a közöttük felépülő adatáramlási séma
  • D) az adatkapcsolat implementációja

Cikkünkben a rendszer-integráció szempontjából a Magento e-kereskedelmi rendszert fogjuk megvizsgálni, amely véleményünk szerint a kis- és középvállalkozások számára az egyik legmegfelelőbb e-kereskedelmi megoldást jelenti. Ezt az alábbiakban számos érvvel igyekszünk majd alátámasztani.

Ami az ERP (Enterprise Resource Planning – Vállalatirányítási információs rendszer) oldalát illeti, itt a megítélés szempontjából az e-kereskedelmi rendszerhez való integrálhatóság csak egy szempont a sok közül. De alapvető elvárásnak tekinthető egy aktívan fejlesztett, moduláris, bővíthető ERP rendszer, amely igazodik a vállalkozás igényeihez és anyagi lehetőségihez, és amely támogatja a más rendszerekkel, különösen az e-kereskedelemmel való integrációt.

Külön előny, ha az ERP szoftver megfelelően dokumentált, bővíthető API-val rendelkezik.

Az alábbiakban alapvetően a következő kérdést igyekszünk körüljárni: Milyen folyamatokat, hogyan lehet és érdemes szinkronizálni a Magento és egy ERP rendszer között?

A következő témákat fogjuk érinteni:

  • Üzleti szempont – az e-kereskedelem szerepe a vállalkozásban
  1. Integráció – Miért érdemes?
  2. Központi vezérlés
  3. Méretbeli szempontok
  4. A növekedés hatásai – egyre inkább középpontban az ERP
  • A webáruház-dilemma – miért a Magento?
  1. Számtalan funkció és beállítási lehetőség
  2. API (Application Programming Interface)
  3. Kulcsra kész integrációs megoldások
  4. Magento 2 és ERP
  • Az ERP-oldal
  1. ERP – mit takar a rejtélyes három betű?
  2. ERP: belső folyamatok összehangolása
  3. A rugalmasság ára
  4. Felhő vagy saját szerver? – Hogyan válasszunk vállalatirányítási rendszert?
  5. API és ERP
  • Az Integráció
  1. Elmélet: Adatfolyam-modell
  2. Gyakorlat: Megvalósítási lehetőségek
  3. Hogyan válasszunk?
  • Mit kérdezzünk egy rendszerintegrátortól?
  1. Megbízhatóság: Hogyan garantált az integráció megbízhatósága?

Üzleti szempont – az e-kereskedelem szerepe a vállalkozásban

Integráció – Miért érdemes?

Mérettől függetlenül minden vállalkozásnál, akár egy mellékállásban üzemeltetett webshopnál is, előbb-utóbb felmerül az igény arra, hogy optimalizáljuk és automatizáljuk a monoton, ismétlődő munkafolyamatokat. Ezzel időt és pénzt takarítunk meg, csökkentjük a hibázás lehetőségét, megsokszorozzuk a képességeinket és sok fejfájástól kímélhetjük meg magunkat és kollegáinkat egyaránt.

Amikor a napi feladatok egyre több időt vesznek igénybe, eljött az ideje annak, hogy egyszerűsítsük őket. Az automatizálásra a legjobb megoldást pedig az ERP rendszerek jelentik. Ez az egyik ok, amiért célszerű az általunk használt megoldásokat és munkafolyamatokat integrálni.

A különböző rendszerek különféle feladatokra vannak optimalizálva, erőforrás-kezelési célokra valók az ERP-k, kapcsolatkezelésre a CRM-ek, e-mail küldésre az e-mail marketing szoftverek. Ha mindenből a legjobbat szeretnénk használni, nincs más választásunk, mint integrálni.

Az integráció óriási előnye, hogy csak egyszer, egy helyen kell egy feladatot elvégezni, és munkánk eredménye a többi kapcsolt rendszerbe automatikusan átkerül.

Az integrációval szemben persze alapvető követelmény, hogy minden zökkenőmentesen és automatikusan működjön. Talán említenünk sem kell, hogy kevéssé hasznos az integráció abban az esetben, ha több problémával jár, mintha az integrálandó feladatokat külön-külön végeznénk el.

Központi vezérlés

A leghatékonyabb megoldás tehát dedikált rendszereket alkalmazni úgy, hogy csak egyetlen központi helyen kelljen egy-egy feladatot elvégezni vagy adatokat kezelni. Bárhol is keletkezzenek például a rendelések, online vagy offline, legjobb, ha mindig az ERP-ben kezeljük őket.

Ugyanígy, ha a termékeket már egyszer importáltuk, beáraztuk, konfiguráltuk az ERP rendszerünkben, bizonyára nem szeretnénk ugyanezt még egyszer megtenni a webáruházunkban.

Mindig lehet persze kompromisszumokat kötni, például a termékeket kötegelve importálni az ERP-be majd hasonlóképpen a webáruházba, és utána csak a raktárkészletet szinkronizálni az ERP-ből.

De ahhoz, hogy megfelelő következtetésekre jussunk, elméletben és gyakorlatban is koncentráljunk most csak az ideális működésre, és tekintsünk el az esetleges implementációs nehézségektől, várható költségektől és technikai problémáktól.

Méretbeli szempontok

 

Könnyű belátni, hogy minél nagyobb egy cég e-kereskedelmen kívüli része, annál több dolgot célszerű elvégezni az ERP rendszerben és az így keletkezett adatokat szinkronizálni a Webáruházban. Ugyanakkor minél kisebb egy vállalkozás nem e-kereskedelemmel foglalkozó része, annál kevesebb dolgot érdemes a Magenton kívül kezelni.

A Magento ugyanis már eleve rendelkezik alapvető ERP funkciókkal: készletkezeléssel, bizonyos országokban hivatalosan is elfogadott számlázási megoldással, és szállításkezeléssel.

Ha például egy, csupán néhány terméket árusító kezdő vállalkozás először praktikusan csak a számlázási rendszerét szeretné integrálni, elég a megrendeléseket leszinkronizálni a webshopból és minden mást továbbra is kényelmesen lehet a Magenton belül intézni.

Egy több raktárral és áruházzal rendelkező üzletlánc vagy egy globálisan szállító nagykereskedő viszont adott esetben gyorsan változó raktárkészletét, árazási, számlázási és szállítási adatokat és üzleti folyamatait eleve a maga ERP rendszerben kezeli. Így elengedhetetlen, hogy az e-kereskedelmi megoldása teljes körűen integrálódjon ahhoz.

Fontos tehát, hogy adott esetben még arra se legyen szükség, hogy be kelljen lépni az integrált webáruház admin felületére, kivéve esetleg, ha a webshop felhasználói felületet, online ajánlórendszer beállításait kell módosítani.

Az ERP szempontjából ugyanez vonatkozik a webshop mellett minden más integrált rendszerre: CRM, BI, e-kereskedelmi marketing, 3PL stb. Minél szerteágazóbb egy kereskedő tevékenysége, annál kevésbé praktikus ezeket a rendszereket — tulajdonképpen áttételesen — az e-kereskedelmi platformmal összekötni, és annál ésszerűbb őket szinkronizálási szempontból az ERP köré építeni, ahol az adatokat tulajdonképpen kezeljük.

A növekedés hatásai – egyre inkább középpontban az ERP

Az e-kereskedelmi integráció, illetve az integráció aranyszabálya az arra való törekvés, hogy egy műveletet a legalkalmasabb, központi helyen végezzünk el, és a változásokat ebből a forrásból terjesszük el a többi kapcsolódó rendszerbe. Éppen ezért az ERP rendszerek egyre inkább középpontba kerülnek az üzleti életben, és egyre több vállalkozás dönt úgy, hogy szerteágazó munkafolyamatait egyetlen rendszerben integrálja.

 

[simple-author-box]